Описание
Проект автоматизации склада был инициирован в ответ на растущие потребности компании в эффективном управлении складскими процессами. С учетом ожидаемого увеличения оборотов услуг ответственного хранения и ростом клиентской базы возникла необходимость в переходе на автоматизированную информационную систему управления.
В ходе анализа текущей ситуации установлено, что существующие методы контроля и управления складом, основанные на использовании Excel, не соответствуют современным требованиям и не способны обеспечить необходимую эффективность и прозрачность операций.
Сотрудники склада вручную вводили данные в электронные таблицы, что увеличивало шансы на опечатки, дублирование и потерю информации, в связи с чем возникал неверный учет товара, путаница с поступлениями и отгрузками, а также потеря товаров.
В связи с тем, что Еxcel не позволяет эффективно в онлайн режиме передавать данные между отделами, замедлялось взаимодействие между операторами склада и водителями погрузочной техники, появлялись информационные пробелы между кладовщиком и руководителем склада, что затрудняло принятие оперативных управленческих решений.
Кладовщики и операторы склада использовали преимущественно ручные процессы, не соответствующие требованиям скорости и эффективности в области ответственного хранения. Это приводило к снижению производительности, что усугубляло эффективность работы и увеличивало риски клиентской неудовлетворенность. Кроме того, из-за неэффективности ручных процессов возникали дополнительные расходы на ресурсы, включая время работников, которое можно использовать более эффективно.
Основными пожеланиями, озвученными со стороны руководства являлись автоматизация ручных операций сотрудников склада, а также повышение качества информации, обрабатываемой в рамках процессов.
Изменения затрагивали несколько смежных функциональных областей:
- Управление поставками и запасами склада.
- Планирование /бюджетирование
- Документооборот
Основным инициатором изменений стал директор склада ООО «Терминал Восток», который активно участвует в большинстве ключевых и вспомогательных процессов, а также выступает потребителем информации, формируемой в результате этих процессов. Компании необходимо своевременно получать аналитическую сводку как по оказанным услугам ответственного хранения, так и приемке, комплектации и отгрузке товаров. Данные используются для сверки фактических расхождений нахождения товара на складе, отслеживания остатков и движения товаров по адресам в любой момент времени, для контроля выполнения операций сотрудниками склада. Ключевые требования к проекту:
- Скорость – время, необходимое для выполнения каждой задачи или этапа проекта, должно быть минимальным;
- Качество – автоматизация компании должна не только ускорить работу бизнес-процессов, но и обеспечить их эффективность и прибыльность.
- Полнота (аналитика) данных – руководству компании было необходимо иметь полное представление о ходе выполнения проекта.
Основными процессами, которые были выбраны для автоматизации:
- Управление складом в режиме реального времени;
- Оптимизация потоков сборки заказов и отгрузок;
- Оптимизация документооборота с поклажедателями;
- Внедрение штрихкодирования и системы контроля операций по штрих-кодам.
В качестве основной учетной системы автоматизации логистических процессов балы выбрана программа 1С:Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом 4. В качестве технологии внедрения был выбран итеративный подход Scrum вместо классического метода Waterfall.
Проект стартовал с детального этапа моделирования, в ходе которого был подготовлен документ концепции, описывающий основные бизнес-процессы и взаимодействия в системе.
Запущены два параллельных направления:
- Настройка системы, которая обеспечила интеграцию различных бизнес-функций.
- Разработка уникальных функций для загрузки документов. Этот процесс позволил упростить ввод данных и снизить вероятность ошибок.
В рамках данного подхода, заранее подготовлена документация, описывающая процессы, а также одновременно проходило обучение сотрудников и настройка системы под задачи клиента.
При внедрении новой системы автоматизации логистических процессов перед интеграторами была поставлена задача по созданию комплексного решения для сбора и анализа статистики по выполненным операциям, которое должно обеспечивать автоматическую обработку данных на уровне сотрудников, а также по видам операций.
В результате, разработали систему с акцентом на возможность дальнейших расчетов показателей эффективности (KPI) сотрудников. Кроме того, в процессе реализации адаптировали программу 1С:WMS. Логистика для работы с различными типами штрихкодов, в том числе с составными штрих-кодами, которые содержат в себе не только информацию о товаре, но и его весовые параметры, а также даты производства и сроков годности.
Реализована возможность загрузки данных в программу 1С:WMS. Логистика из таблиц Еxcel. Для оптимизации данного процесса взаимодействия с клиентами, специалистами Первого Бита была разработана универсальная форма для загрузки данных в программу, что позволяет операторам склада эффективно обрабатывать информацию, поступающую по электронной почте от заказчиков. В результате тесного сотрудничества и договоренности с клиентами ООО «Терминал Восток», было достигнуто соглашение о том, чтобы все необходимые данные заполнялись непосредственно в разработанной форме. Это нововведение не только упростило процесс передачи информации, но и значительно снизило вероятность ошибок, что в свою очередь повысило общую эффективность работы склада.
Одним из основных вызовов проекта являлся подбор необходимых для склада этикеток, учитывающих специфические требования проекта: стойкость при хранении в условиях нижних температур (- 20 °C). Кроме того, во время реализации проекта возникал ряд сложностей, требующих оперативного решения. Например, при настройке ответственного хранения изначально была разработана система, основанная на использовании палет, в рамках которой продукция раскладывается по компактным поддонам[1]паллетам, расположенных ряд за рядом. По мере работы над проектом было принято решение изменить подход, и система была адаптирована для хранения и обработки товаров в коробках вместо палет. Этот шаг позволил более гибко управлять различными размерами упаковок и упростил процесс обработки заказов. В результате перехода от палет к коробкам, улучшился процесс сборки и отправки заказов, так как использование коробок более комфортно и эффективно для определенных товаров, что также увеличивает скорость выполнения заказов.
В ходе проекта реализована важная задача по созданию сети Wi-Fi для офиса и склада, так как изначально у клиента отсутствовало необходимое подключение к интернету. Для обеспечения стабильной работы системы и эффективного доступа к данным, интеграторы подключили и настроили отдельные сети БИТ.WiFi, что значительно улучшило взаимодействие сотрудников и доступ к ресурсам. На начальных этапах проекта серверное оборудование было размещено в облаке, что предоставило команде высокую доступность данных и возможность удалённого доступа к системе. Использование облачной инфраструктуры способствовало гибкости работы, позволяя сотрудникам получать доступ к информации и программному обеспечению из любого места с интернет-соединением. В процессе внедрения были организованы две отдельные сети: одна для склада и другая для офиса. Разделение позволило улучшить безопасность и управление данными. Например, в офисной сети сотрудники могут оформлять документы, лицензии и подключаться к терминалам сбора данных, которые необходимы для выполнения операций на складе.
Таким образом, по итогам взаимодействия компании ООО «Терминал Восток» и интегратора ИТ-решений Первый Бит, оптимизированы потоки сбора и отгрузки заказов, в три раза сокращено время на обработку входящего и исходящего продукта. Также, настроена система, благодаря которой, руководство склада в онлайн режиме видит работу сотрудников, формирует необходимую документацию и отчеты для принятия управленческих решений. По результатам проекта, планируется дальнейшее развитие/расширение процесса для других видов оказываемых услуг (по мере появления).
Выражаем благодарность команде офиса Центральный г. Екатеринбург за профессионализм и решение поставленных задач. Своевременная обратная связь, соблюдение сроков, компетенции сотрудников позволили выполнить поставленные задачи перед бизнесом в срок
Директор ООО «Терминал Восток»
